Es ist Osterzeit. Genausogut könnte es Weihnachten, Halloween, ein Geburtstag oder Kettenmail-Zeit sein. Viele von euch haben sicherlich auch wieder Unmengen an Post von Verwandten, Bekannten, Kollegen und Freunden bekommen.

Was zu dieser Jahreszeit so alles im Postfach landet ist schon beinahe traurig. Ich habe vier große und gern gemachte Fehler anhand einer E-Mail herausgesucht. Diese Fehler möchte ich eigentlich nicht sehen. Dennoch sieht man sie ständig.

Ich zeige mein gesamtes Adressbuch allen Leuten

Numero Uno auf meiner Liste ist der Klassiker einfach alle Empfänger in “An:” aufzunehmen. Damit sieht jeder jeden. Das heißt auch Heinz Müller ((Name frei erfunden.)) aus Klein-Mümlingstadt sieht meine E-Mailadresse.

Ja ist ja nicht schlimm… Doch ist es. Erstens habe ich E-Mailadressen für bestimmte Zwecke und zweitens will ich vielleicht gar nicht, dass Heinz Müller sieht, dass ich etwas mit dem Versender zu tun habe.

Ein weiterer Punkt ist Spam. Tatsächlich werden Benutzereigene Adressbücher und E-Mails nach E-Mailadressen durchsucht, wenn ein Computer z.B. durch Virenbefall zur Spam-Schleuder wird.

Damit ich hier nicht falsch verstanden werde. Ich rede nicht von E-Mails, bei denen alle Empfänger sich untereinander kennen oder sogar zusammen arbeiten sollen. Hier ist das klartext-Senden der Adressen oftmals praktisch. Ich spreche für die üblichen Kettenmails an Leute, die sich untereinander – erstens – nicht kennen und – zweitens – das auch so bleiben soll.

Genau für solche Fälle hat man das “BCC” erfunden. Es heißt ausgeschrieben “Blind Carbon Copy” was so viel bedeutet wie Blindkopie. Leute, die eine E-Mail als BCC erhalten tauchen nicht (und zwar nirgendwo!) in der Empfängerliste auf.

Das Mittel der Wahl ist also: eigene E-Mailadresse in das “An:”-Feld eintragen und Alle Empfänger in das “BCC:” Feld eintragen.

Ich mach bunte E-Mails

E-Mails waren ein reines Text-Format. Jedenfalls so ungefähr bis Microsoft ((Vermutung ohne Anspruch auf Richtigkeit.)) kam. Ab da wurden für 10 Zeichen Text das X-Fache an Daten verschickt. HTML oder “Rich-Text”-E-Mails sind eigentlich keine E-Mails sondern (meist leere) E-Mails mit HTML-Anhang.

Nachteil? Meist unsinnig groß. Einige wenden sogar ein, dass das nicht auf allen E-Mail Clients zu lesen ist – jedoch habe ich So einen Client noch nie in echt gesehen.

Ich möchte hiermit jedoch betonen, dass es E-Mails gibt, wo HTML sinnvoll ist. Wenn man beispielsweise eine Tabelle braucht oder ähnliches. Für die Alltags-Korrespondenz sollte man jedoch “Nur Text” wählen.

Bei mir sieht’s doch toll aus

Ich meine hiermit die Hieroglyphen bei Punkt 3. Diese sind auf dem PC des Versenders sicherlich tolle Symbole für Telefone und ähnliches. Lasst es bleiben. Ihr wisst nie, wer das empfängt. Der Empfänger hat möglicherweise diese Zeichen nicht auf seinem PC und sieht damit nur komische Zeichen.

Eine E-Mail kann auf jedem Anzeigegerät anders aussehen. Ich möchte gar nicht wissen, wie diese E-Mail auf einem Handy oder PDA aussieht.

Ich kann’s ja auch öffnen

Punkt 4 sind Anhänge. Klar – “Powerpoint hat ja jeder” ((Powerpoint ist Teil des Microsoft-Office Pakets und kostet eigentlich richtig Geld. Viele Leute, die Powerpoint öffnen können wissen das gar nicht, weil sie eine nicht lizesierte Kopie haben. Ich empfehle übrigens OpenOffice das kostet nämlich wirklich nichts.)) super Einstellung. Ich bekomme öfter E-Mails mit einigen Megabyte angehängt. Sehr nett. Ich habe zwar eine brauchbare Internetverbindung, aber ich habe wichtigeres zu tun als die “lustige” Powerpoint-Präsentation herunterzuladen und anzusehen.

Leute, hier gilt das gleiche wie bei den Punkten 2 und 3. Nicht alles, was bei mir gut ist, funktioniert auch bei anderen. Dazu kommt bei Anhängen noch, dass man sie nicht einfach so öffnen sollte. Die meisten Anhänge landen bei mir ungelesen im Papierkorb. Warum? Anhänge sind potenzielle Virenschleudern. So einfach ist das. Was ich nicht angefordert habe oder nicht kenne öffne ich nicht. Das gilt insbesondere für Formate, die immer wieder mit Sicherheitslücken in den Medien sind (Powerpoint gehört dazu.).

Übertreibst du damit nicht?

Mag sein. Es ist eine Einstellung mit der ich sehr gut gefahren bin. E-Mail ist für mich ein Kommunikationsmedium, kein Spielzeug und vor allem kein Selbstdarstellungsmittel. Dafür hab ich ja einen Blog.

Die Beispiels-E-Mail hat auch ihr positives: Sie hat einen sehr passenden Betreff. Viele Menschen machen sich über den Betreff einer E-Mail gar keine Gedanken oder nehmen passende Sachen wie “Hi” oder ähnliches. Solche Mails lese ich so ungefähr dann, wenn ich mit Fußnägel schneiden ((Fußnägel schneide ich mir alle Schaltjahre mal.)) fertig bin – nämlich als allerletztes.

Macht doch aus der nütlichen E-Mail nicht so einen Kindergarten. Da hat keiner was von.